《油田化学》
浅议公司会计档案规范化管理与实践
作为大型国有企业中海油来说，会计档案是其重要的经济档案。它们是记录和反映中海油企业经济业务的重要史料和依据，具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。目前，我们公司内会计档案负责收集的范围主要是公司机关、钻采工程研究院、增产作业分公司、油田化学分公司、机械采油分公司、综合服务中心等部门的会计档案。随着公司企业生产规模的扩大、经营活动的持续发展及时间的不断推延，公司积累的会计档案数量急速增长。因此，对于档案室来说，每年不仅会计档案归档量迅速膨胀，而且还存在着因为机构变动频繁、人员更替快速造成的会计档案移交年度不连续、中间年度断档、会计档案移交不完整、归属不明确、责任不落实等问题，为档案人员对各类会计档案规范化管理带来一定难度。 一、会计档案管理业务范围和管理对象 1.业务范围。工程技术分公司是中海油内部能够全面提供油田勘探、开发、生产所需的地震数据处理、地质油藏研究、采油工艺技术研究、配套产品研发生产和相关销售技术服务为一体的综合性运营公司。目前已形成了五大核心技术产业，下设八个直属单位，分布在天津、上海、深圳、惠州、湛江五个基地。因此，公司财务档案管理的业务范围横跨南北，加上地域管理有所区别，所以，作为公司综合类档案的一种，会计档案的收集范围很广很杂，一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他财务核算资料等四个部分。公司财务部一般一年召开两次财务分析会，对公司上半年及下半年经营情况进行分析回顾，进行总结，并对后续财务工作进行部署。 2.管理对象。会计凭证是记录公司经济业务、明确经济责任的书面证明；会计账簿是以会计凭证为依据，全面、连续、科学地记录和反映各项经济业务的簿籍；会计报表是用统一的货币计量单位，概括地反映公司在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告文件。在会计档案整理过程中，档案人员发现其类目还有很多，具体来说，主要如下：（1）会计凭证类：因为各所属分公司都有独立的会计核算权利，根据各分公司自身特点，形成的会计凭证具体分为利润中心凭证、成本中心凭证等；有的分公司下设1个利润中心、3个成本中心，有的分公司则因为业务不同而设置的类目和数量不同，相互区别。（2）会计账簿类：主要有总账、明细账、日记账、其他会计账薄等。（3）财务报表类：公司一般形成月度、季度、年度财务报告（包括全套会计报表、附表、附注及文字说明等）。（4）其他类：主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报资料等其他作为会计档案保存的资料。 二、公司会计档案的特点 会计档案具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，而且在公司内综合档案中独具特色，主要表现如下：（1）来源广泛，业务界面多。会计档案来源于公司内具有独立会计核算的单位，目前，公司下属分公司很多，都实行独立经济核算和财务收支，具有自己独立的经济核算权利，每年形成大量各类会计档案移交档案室，所以交接档案具有相对分散、难以集中的特点。（2）归档时间具有不确定性：会计档案通过会计核算方法形成，是公司经济活动和财务收支过程的产物，直接反映公司整体经济运转及业务收支情况，但因为涉及单位很多，每个单位形成会计档案时间有所偏差，就会造成归档时间不统一，即具有不确定性。（3）载体形式具有传统单一性：目前，公司归档的会计档案都属于传统纸质载体，直观性强，不需借助任何技术手段而能直接查看会计信息，但与光磁介质相比记录信息量低，占用空间大，数据查找不便且不容易保管。虽然，公司会计档案还未形成相关的磁性载体及光盘介质，即电子财务档案及其网络化管理。但是，公司已经通过专业资料电子化项目、勘探资源建设项目等不断摸索地质档案、海工档案的数字化加工处理与研究工作，在纸质档案信息化方面取得了较为丰富的经验，相信将会为今后会计档案的信息化工作打下一定基础。（4）管理具有不对接性。公司是一个独立的经营单位，具有档案集中统一委托保管的职能，因为下属涉及很多分公司，会计档案的业务界面也很广，所以在管理上具有一定难度，不能与各分公司很好的进行工作对接。 三、公司会计档案管理中存在的问题 1.会计档案归档的涉及单位很多，直接管理有一定难度。.归档时间不确定，不能按照管理要求及时归档。因涉及归档单位面广，所以在业务指导上比较分散，存在一定管理困难。 2.会计档案组卷上存在一些问题：（1）会计档案形成不规范。原始凭证粘贴时张与张之间存在不均匀、不整齐的现象，发票粘贴不牢固，经常出现发票松动容易掉落的情况；会计凭证用纸正反面两用时，作废面未能做出划掉的标识，容易与会计档案资料的内容混淆；部分超过A4大小原始凭证的纸张未能折叠摆放，尺寸超出A4大小等。（2）会计档案立卷不规范。公司下属各分公司关于会计凭证装订封皮的项目填写不全面，缺少分公司具体名称及凭证类别，例如成本中心凭证、利润中心凭证类别；有些公司较早年度的会计档案装订方式采用的是侧面打孔装订，封皮封底规格尺寸超出A4大小较多，所以为档案人员进行档案装盒入库带来一定困难，经与各分公司财务部门沟通核准后，分清责任归属，再进行整体拆装，然后重新打印封皮，加装封底，进行打孔线装，方能装盒入库。（3）会计账簿装订不规范。目前，公司有些会计账簿采用无线胶黏订，虽然平整度很好，但由于热熔胶质量没有相应的行业标准或国家标准，使用方法还不规范，故胶黏订会计账簿的质量尚没有达到令人满意的程度，偶尔会出现热熔胶粘性丧失、部分页码松动的现象。 三、公司会计档案的规范化管理 1.会计档案的移交。（1）公司机关及各分公司计划财务部负责会计档案归档前的统一管理。具体职责为：负责各类会计档案的打印及与原始资料的匹配，负责会计档案的装订、保管与安全，负责向公司档案部门统一归档，负责接口审计档案及其他部门的调阅需求。档案室和各单位计划财务部要联合起来，加强会计人员及档案人员对《会计档案管理办法》和本公司会计档案管理制度的学习和领悟，使其充分认识到会计档案和会计档案管理的重要性，保证会计档案归档前各项工作的完成质量。（2）公司需要不断完善会计档案管理的各项规章制度和管理流程，严格办理会计档案移交手续。在移交档案时，公司机关及各分公司计划财务部应与档案人员清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符、案卷整理质量是否规范。（3）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由计划财务部财务人员保管一年，期满后向公司档案室移交，同时编制带有公司受控标识的《档案交接手续》、《会计档案移交清单》一式两份，交接双方清点无误后，双方负责人和经办人在交接手续上签字盖章，各存一份。各单位移交的会计档案，应以盒为基本保管单位，档案盒封脊背面要准确填写年度、月份、凭证号、总册数、单册册数、单位名称等信息。 2.加强业务指导与监督。档案室应对各分公司的会计人员及兼职档案管理人员定期进行专业的业务指导，指导其在会计档案的组卷方面提高规范性和有序性，具体有以下几方面：（1）公司移交档案室保管的各类会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，保留档案原貌，装订要整齐、牢固、美观，做到不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。因历史原因或装订不适宜需要拆装重新装订的，档案室应当会同移交单位经办人员共同拆装或经对方核准后拆装，以确定责任归属。（2）档案人员根据《会计档案移交清单》将凭证、账簿、报表等顺序整理并分册，注意上一册尾号与下一册尾号的接续，同时查看凭证号是否连续，再次保证顺序准确无误；采集关键信息进行会计档案著录，保证帐物相符，一一对应。（3）档案人员在进行各类会计档案编码时，需注意确认正反面内容是否均属于财务档案内容，作废页无需编入页码，同时发现票据松动及时进行重新粘贴，如有装订松散的现象立即开展补装及加固工作，保障各类会计档案的牢固与美观。 3.会计档案的鉴定与深度开发。（1）会计档案的鉴定。公司会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类；年度会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。具体到每一类来说，总账、明细账、凭证等保管期限为15年；银行、现金日记账等保管期限为25年；年度财务报告、决算等保管期限为永久。会计档案移交至档案室后，经档案人员规范化整理后入库保管，通过建立《档案保管制度》、《档案借阅管理制度》等进行安全保管与保密，并提供利用，进一步细化会计档案的分类、立卷、装订、排列、移交等业务流程，在上级单位的各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。根据不同保管期限，公司需加大对会计档案的联合监管力度，结合各分公司经营实际情况，建议成立相关会计档案鉴定组织，有计划的进行会计档案鉴定销毁工作，对于需要延长保管期限的会计档案，档案人员应积极协助鉴定组织开展相关工作，对于达到正常年限需要正常销毁的会计档案，则按照正常流程办理即可。（2）会计档案的深度开发。公司需在档案室积极配备会计档案管理岗位，保障其以客观、公正的立场接收、管理和提供会计档案利用服务，并积极参加会计专业和档案管理培训，熟悉会计工作的基本流程、规律，熟练掌握会计档案信息资源管理技能，监督、检查、指导计划财务部对会计档案的收集、整理、移交工作，并在纸质载体整理规范的基础上，不断对会计档案资源进行深加工及二次开发，对事关企业长远发展、改制转制、破产重组、重大投资项目等大事开展会计档案信息编研服务，为公司决策层提供参考服务。 会计档案管理工作是一项繁琐而细致的工作，从组织收集到业务关系、科学管理、价值鉴定、统计核对、开发利用等，都需要档案人员付出辛苦而琐碎的脑力和体力劳动，每一个环节的工序和质量都会影响会计档案的生命周期。档案人员应以严谨的工作作风、科学创新的技术方法分析研究和判定会计档案保存价值，做好会计档案鉴定销毁工作，增强实事求是、求真务实的工作态度，维护历史真实原貌，为公司的整体发展做出长远而积极的贡献！